Algumas pessoas me escrevem dizendo que não conseguem ser produtivas. Faço o possível para consolá-las, oferecendo todo tipo de placebos. Técnicas, dicas etc. Mas a verdade é que a coisa mais útil que posso fazer é perguntar, honestamente:

Você quer mesmo ser produtivo?

Muitos podem responder automaticamente que sim. Mas pense melhor.

Síndrome da Ocupação Crônica

Muitas vezes, é extremamente cômodo e socialmente confortável sentir-se ocupado. Você prova aos outros e, em especial, para si mesmo:

• que tem uma função, uma identidade (”sou o cara do suporte”);
• que tem uma importância para um determinado grupo.

E como age uma pessoa assim? Ora, agenda reuniões, inicia projetos, faz orçamentos. Mas muitos de nós deixam de fazer perguntas óbvias:

• Para que isso serve?
• Quem vai usar?
• As pessoas querem mesmo isso? Ou precisam disso?

E por que não fazemos essas questões? Somos estúpidos? Não. Temos objetivos e políticas pessoais.

Política contra a produtividade

Em ambientes coletivos de trabalho, é inevitável criar micro sistemas políticos: esse é o meu projeto (por mais vago que ele seja), isso é o que eu vou fazer, esses são os meus aliados, aqueles são os meus inimigos. Mas toda política é um trabalho adicional gigantesco. Demanda grandes esforços: negociações, arregimentações, embargos e conquista de territórios.

Vamos a um exemplo prático.

Imagine que você seja do departamento de Tecnologia da Informação. Seu projeto é comprar um aplicativo para a equipe de vendas. Como você já estabeleceu seu cenário político – seus aliados e oposição – pode ser que não queira conversar com o cordenador de vendas porque ele vai discordar e “criar obstáculos”. Quer dizer, vai deixar seu processo decisório mais lento. Afinal, você sabe o que tem que fazer, sabe qual é o melhor programa. Você é produtivo.

Resultado?

Digamos que você gaste R$ 2 mil e compre o programa rapidamente. O item foi eliminado da sua lista de tarefas. Você pode apaziguar sua consciência e achar que é “gente que faz”.

Mas será mesmo que foi produtivo?

1. A equipe de vendas estava acostumada e, de certa forma, feliz com o aplicativo antigo. Agora precisa aprender uma tecnologia nova – o que vai deixá-la mais lenta.

2. Você vai ter que treinar a equipe. E, no processo, percebe que, talvez, não conheça tanto assim o programa. Você ficou mais lento e ocupado. Mas é um sujeito “necessário” para a empresa.

3. Ok. Talvez tenha tomado uma decisão precipitada. Antes da compra, você deveria ter ido até a equipe, passado por cima dos seus preconceitos e perguntado, afinal, do que os funcionários precisavam. Mas agora é tarde para admiti-lo. É preciso justificar a compra.

Volto a perguntar: você quer realmente ser produtivo?

O que está em jogo

Produtividade pode mexer muito com nossos amados egos. E, em muitos casos, nos leva a lidar com duas coisas que muitos de nós consideramos assustadoras:

1. O tédio. A falta do que fazer.

2. O fato de que nem sempre somos / devemos ser importantes. Que há equipes que podem gerenciar a si mesmas. Ou que sabem mais que nós.

Pela terceira vez: você quer realmente ser produtivo?

Nós suportamos conviver com a insegurança? E com o sentimento (libertador) de que não é preciso sempre ser importante ou “estar apaixonado” ou ocupado?

Dois blogueiros nos EUA começaram uma campanha reveladora: The Cult of Done (algo como o culto ao concluído). Bre Pettis e Kio Stark lançaram um manifesto on-line e têm até uma comunidade no Facebook para debater o assunto. A seguir, transcrevo alguns dos princípios que achei mais questionáveis. Entre parênteses, meus comentários.

2. Aceite que todas as coisas são rascunhos. Ajuda a completá-las.

(Ideia interessante. Mas não devemos nos apegar à mentalidade do rascunho. Nem relaxado demais, nem de menos.)

4. Fingir que você sabe o que está fazendo é quase o mesmo que efetivamente saber. Então apenas aceite que você sabe o que está fazendo, mesmo quando não sabe.

(Ok. Mas não me chame para ser seu cliente. Ou seu paciente no hospital.)

5. Abandone a procrastinação. Se demorar mais que uma semana para executar uma ideia, abandone-a.

(Apenas se você for ansioso e descuidado. Algumas coisas precisam passar por um período de maturação, outras não. É como vinho: não procrastina, envelhece. Às vezes, 4 anos é pouco tempo para escrever uma tese acadêmica. Um trabalho de design pode demandar anos de pesquisa. Portanto, é preciso ter uma definição bem precisa do que é procrastinação. Cuidado e descanso também fazem parte do trabalho produtivo.)

6. O objetivo de completar as coisas não é terminá-las, mas resolver outras coisas.

(Ou seja: fazer confusão e trabalho mal-feito?)

7. Uma vez que você terminou um assunto, pode abandoná-lo.

(A não ser que você trabalhe com vendas, ou com a maioria das coisas que envolvam relação com consumidores.)

8. Ria da perfeição. É chata e é o que impede de concluir tarefas.

(Também ria do descuido e da pressa, que cria a refação.)

10. Falhas contam como coisas feitas. Então cometa erros.

(O ideal seria lidar com as situações como surgirem. Por vezes, o erro é mais inteligente do que o acerto, porque corrige concepções e metas. Nem erros, nem acertos. Livre-se de conceitos inúteis. Relacione-se com a realidade.)

13. Terminar é a energia de fazer mais.

(Mas vale perguntar: é sempre útil ter que fazer mais e mais?)

É claro que o manifesto é uma brincadeira, não um documento estatal. Mas mostra que, ao identificar os problemas da procrastinação, muita gente cai no extremo oposto: o produtivismo. Ou melhor: a produtivice. A obrigação de concluir por concluir.

Isso leva à ansiedade e a fazer mal feito. Temos que nos livrar tanto da culpa da procrastinação quanto da paranóia da produtividade. Apenas fazer, sem conceitualizar demais. Encontrar meios termos. Liberar-se da escravidão das palavras.
Não precisamos de manifestos.

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Depois que passa sua adolescência criativa, fazer o que os outros querem não é exatamente um problema. Você se acostuma a não levar cada trabalho para o lado pessoal. Se tem uma necessidade muito grande de autoria, sempre pode criar seus próprios sites e projetos experimentais. A dificuldade é outra: boa parte das pessoas não sabe o que quer. Ou será que sabe?

Traduzindo a mente do cliente

É como alguém que chega num restaurante e não sabe o que quer comer. Ao ver o menu, começa a delimitar seu gosto. “Odeio lagosta”, “prefiro comida com tons amarelados”, “essa massa me lembra do meu casamento fracassado”. E por aí vai. Por eliminação, conseguimos chegar em algum tipo de orientação prática. Mas trabalhamos no nível dos sentimentos, que não se expressam exatamente na terminologia da profissão ou das faculdades de design.

Nem todo webdeveloper tem paciência de mergulhar na sensibilidade do cliente. Dá muito trabalho, gasta-se tempo. E é difícil de colocar esse processo nas planilhas de “horas trabalhadas”. É preciso sentar-se com o cliente, se importar com as suas histórias etc. Para o profissional de criação, é muito mais fácil:

1. Apresentar técnicas supostamente criadas para coletar o que as pessoas querem (wireframes, testes, papelada).

2. Ir fazendo o que acha ser melhor, na esperança de convencer o cliente.

Medindo subjetividades

Para algumas pessoas, um wireframe pode parecer algo muito abstrato. O mockup pode ser estático demais. O cliente aprova porque quer se livrar da burocracia. Ou fingir que entendeu aquilo. Mas, como diria o pessoal da Programação Extrema, você precisa apresentar regularmente versões funcionais do seu produto. Algo com o que o cliente possa se divertir, corrigindo e alterando.

Você também pode criar um “plano básico” de alterações incluídas no preço. Como numa operadora de celular. Passou de um certo ponto, cobra-se mais, altera-se o prazo. Clareza e respeito pelo cliente e pelo próprio trabalho: é o melhor que se pode oferecer.

O hábito de fazer o que nós queremos

Os problemas surgem quando tentamos “ser eficientes”. Começamos a deduzir e trabalhar de antemão. Depois temos que refazer tudo. Pode parecer que damos duro pelo cliente, mas, na verdade, trabalhamos para o ego. Queremos nos livrar de uma chateação e fazer o que achamos válido. O problema é que a ansiedade raramente faz as coisas funcionarem bem. Melhor entrevistar o cliente.

Suas deduções podem até estar certas. E você pode negociá-las. Mas para que tentar provar algo? Não podemos viver em eterna disputa com o mundo. Certos assuntos são dignos de insistência, outros podem perfeitamente ser liberados.

A origem do cliente difícil

Por liberar, entenda: perceber a exata dimensão e a origem da situação. Ou seja: seus pensamentos. Não é exatamente o cliente que é confuso. Ele só não se encaixa nas suas expectativas do que seja uma pessoa clara e organizada. E então você começa a julgá-lo, a rejeitar a situação e criar uma história na sua própria mente. De alguma forma, você cria seu próprio inimigo.

Em vez de sofrer, cobre mais, ajuste o prazo. Converse melhor com o cliente. Mas seja lá o que fizer, perceba que são os seus pensamentos que criam a situação. A todo momento, eles filtram e criam “a realidade”.

Nós temos o hábito de nos apavorar com pensamentos. Ou de reagir automaticamente a eles. Mas se você analisar com calma todos os conceitos que tem sobre o cliente, eles podem acabar se dissolvendo. Você vai perceber o teatro, o novelão mexicano que se forma na sua cabeça. Relaxe. Amanhã você vai ter outras prioridades.

Ainda assim, a procrastinação surge como uma espécie de luta entre o tempo psicológico estabelecido pelos nossos desejos e o social, marcado pelo relógio. Muitos de nós evitamos ao máximo uma tarefa porque a consideramos chata, sem sentido ou no mínimo desconectada dos nossos interesses pessoais.

Assim, deixamos tudo para amanhã, nos entretendo com algo que cause alívio, mesmo que temporário. Ou no mínimo que tenha um efeito “sedativo”, que ajude a esquecer dos problemas. E, é claro, onde há sedativos, há gente querendo ganhar dinheiro.

DataPortability – Connect, Control, Share, Remix from Smashcut on Vimeo.

O paraíso da procrastinação

Hoje convivemos com aquela que provavelmente é a maior ferramenta de procrastinação da história da humanidade: a internet. Ela nos dá acesso imediato à já tradicionalmente poderosa indústria do entretenimento. E o melhor: a custo praticamente zero.

Mais ainda: a cada segundo somos chamados a compartilhar nossas experiências mais íntimas. O que pode ser muito sedutor. No meio do trabalho – muitas vezes considerado impessoal e limitador – , à distância de um clique, temos todo um universo no qual podemos expandir nossos egos, criando personagens, dando opiniões, recebendo feedbacks e formando comunidades.

É nesse ambiente que surgem os instant messengers, redes sociais (como o Orkut), YouTube, blogs, Twitter e muitas outras ferramentas. Tanto que hoje um dos itens mais valorizados na hora de vender publicidade on-line é o chamado time spent. Ou seja: quanto tempo as pessoas gastam num site. E, na web, não é fácil captar e manter a atenção. Segundo pesquisas realizadas nos EUA, o tempo médio que alguém leva para decidir ficar ou não num site é de apenas 4 segundos.

A quantidade de informação já é tão grande, são tantas contas, logins, senhas e endereços de acesso que hoje há quem procrastine até para acessar a internet. Por isso surgem projetos como o Open Social, do Google, Data Portability, Microformatos e os serviços de lifestream, como o Friend Feed, que tentam juntar todos esses dados espalhados pela rede. A idéia é simplificar, concentrar todas as suas atividades on-line em poucas ferramentas, que possam ser facilmente acessadas num só lugar. Diversão sem estresse.

Estudos mostram que pessoas que dormem de 6 e meia a 7 horas e meia por noite vivem mais tempo. E pessoas que dormem 8 horas ou mais – ou menos que 6 e meia, não vivem tanto. Há tanto risco em dormir muito quanto em dormir pouco. A grande surpresa é que esse muito começa em 8 horas. Dormir 8 e meia pode ser um tanto pior do que dormir 5.

Kriple diz que, na sua pesquisa, era mais comum encontrar pessoas depressivas e obesas entre os grupos que dormiam mais de 8 horas. Assim, para ele, o tempo ideal de sono seria não mais do que 7.

Dormindo no ponto

Esse é um assunto bem controverso. Quase todos aceitamos que 8 horas é o período de sono adequado. Mas meus mais de 4 anos de convivência diária com mestres budistas me diz outra coisa. A maioria dos que conheço não dorme mais de 5 horas por noite. Nossa principal professora, há mais de 20 anos dorme por volta de 4. Eu também, que sou um mero estudante preguiçoso, não costumo dormir mais que 5.

Fico cansado? Sim. Mas geralmente só na quinta-feira. Não me pergunte porquê. Já fiz várias experiências e notei que o cansaço não parece ter nada a ver com falta de sono. Acredito que ele obedeça a certos ciclos emocionais / corporais. E a alguns truques das minhas características psicológicas.

Por exemplo: há certos períodos do mês nos quais fico mais indisposto e acho que tudo é mais difícil. É como se fosse uma TPM. Um simples pedido de trabalho pode interpretado quase como um insulto. Depois de um tempo, as coisas voltam ao normal.

O mais curioso é que me sinto muito mais cansado quando acho que deveria ter dormido mais. Quando me auto-sugestiono, tagarelando para mim mesmo: “essa noite só dormi 4 horas. Amanhã estarei podre”. Funciona, acordo mal mesmo. Cérebros.

De um lado os escritórios maternais como os do Google, nos quais há videogames, massagem, sala de jogos e um dia da semana livre para desenvolver projetos pessoais – tudo para que você fique feliz e produtivo dentro do espaço de trabalho. De outro, as empresas paternais, que deixam seus funcionários trabalharem em casa ou em qualquer outro lugar, com horários flexíveis. Nesse caso, a filosofia é: seja responsável por si mesmo, saia de casa, use o seu tempo como preferir. Mas não gaste os recursos da empresa para procrastinar.

Um passeio na sede do Google com o blogueiro Bruno Garattoni.

Pode parecer que em ambos os casos haja mais liberdade do que nos modelos de trabalho tradicionais. Mas em depoimento para a revista The Economist, um jornalista freelancer conta que não é bem assim: “quando não temos um chefe, trabalhamos para o maior tirano que pode existir: nós mesmos”. Estamos de volta ao terreno da procrastinação, estresse, sentimento de culpa e baixa auto-estima.

Reportagens da The Economist sobre a vida dos Nômades digitais.

Desde os anos 80, uma outra indústria explora o nicho da procrastinação: a da auto-ajuda. Um dos livros mais importantes nessa área chama-se The Now Habit (O Hábito do Agora, que as editoras brasileiras estão procrastinando para lançar em português). Nele, o pesquisador Neil Fiore propõe uma visão mais “positiva” para o problema.

Fiore não acha que procrastinação seja uma doença. Pelo contrário: seria um indicador de saúde mental. Mostraria que algo precisa ser mudado no trabalho e na vida da pessoa. Ele propõe que aprendamos a arte de desagendar. Quer dizer: de se livrar do excesso de compromissos e criar períodos regulares de descanso sem culpa.

Para Fiore, nada seria mais improdutivo do que um workaholic. Quem precisa passar muito tempo no escritório, mostra que não trabalha direito. Ou que vive preso a outro tipo de agenda: culpa, insegurança, medo de não ser aceito socialmente, solidão, entre outros fatores.

Mas a literatura sobre o assunto é farta, não só na auto-ajuda. Afinal, escritores, cineastas e outros tipos de artistas documentaram bem sua relação com as tarefas diárias. Temos desde procrastinadores crônicos como Douglas Adams, do Guia do Mochileiro das Galáxias – que, para escrever, precisava ser trancado num quarto de hotel sob supervisão do seu editor – , a até funcionários do mês como Ernest Hemingway, que, para “funcionar”, precisava se sentar todos os dias praticamente no mesmo horário e escrever. Mesmo que não aproveitasse uma linha do material produzido.

Parece estranho que tenha ele tenha criado tantas coisas, em diversas áreas do conhecimento? Nem tanto. Pesquisadores indicam que muitos procrastinadores podem ser na verdade viciados na sensação de “prazo estourando”. Deixam tudo para a última hora porque gostam da adrenalina da urgência, da necessidade de terminar uma tarefa imediatamente, para não sofrer as conseqüências. Como Rocky Balboa, só funcionam no último round.

Problema de saúde pública?

Infelizmente, nem toda procrastinação é assim positiva. Uma pesquisa publicada pelas revistas Slate e New Scientist, indica que 20% dos trabalhadores de escritório dos EUA sofrem com o problema. É o dobro do número de casos de depressão (10%). Piers Steel, da Universidade de Calgary, no Canadá, descobriu que a maioria dos enroladores está longe de sentir-se feliz. Os dados revelam pessoas que se consideram estressadas e sobrecarregadas.

É comum encontrar depoimentos falando em perda do controle do tempo. Muitos procrastinadores sentem que o dia passa sem que tenham produzido o mínimo necessário. Há casos de gente que se individa por perder prazos de pagamentos, que fica desempregada ou passa por crises de auto-estima.

Estudos da pesquisadora Fuschia Sirois vão ainda mais longe. Em entrevista para a New Scientist, ela afirma que a procrastinação é um caso de saúde pública. Segundo ela, os enroladores fazem menos exercícios, não visitam médicos e tendem a desenvolver mais doenças. Pior: não verificam equipamentos de segurança em suas casas, automóveis e ambientes de trabalho, causando problemas para suas famílias e empregadores.