Algumas pessoas me escrevem dizendo que não conseguem ser produtivas. Faço o possível para consolá-las, oferecendo todo tipo de placebos. Técnicas, dicas etc. Mas a verdade é que a coisa mais útil que posso fazer é perguntar, honestamente:
Você quer mesmo ser produtivo?
Muitos podem responder automaticamente que sim. Mas pense melhor. Leia mais »
Autor: Eduf - Categoria(s): gtd e produtividade Tags: produtividade
Dois blogueiros nos EUA começaram uma campanha reveladora: The Cult of Done (algo como o culto ao concluído). Bre Pettis e Kio Stark lançaram um manifesto on-line e têm até uma comunidade no Facebook para debater o assunto. A seguir, transcrevo alguns dos princípios que achei mais questionáveis. Entre parênteses, meus comentários. Leia mais »
Autor: Eduf - Categoria(s): gtd e produtividade Tags: procrastinação, produtividadeConfiram o piloto de mais um programa de vídeo do Magaiver. Chama-se Paredão Geek. Vale a pena criar mais episódios?
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Trabalho há cerca de 15 anos com design e webdevelopment. É uma das melhores profissões para domar o ego, porque você precisa aprender a fazer exatamente o que o cliente quer / deseja. Ele o procura para ter soluções, ideias e opiniões de “um profissional”, mas, no fundo, quer dar a palavra final, por mais desinformada que seja.
Depois que passa sua adolescência criativa, fazer o que os outros querem não é exatamente um problema. Você se acostuma a não levar cada trabalho para o lado pessoal. Se tem uma necessidade muito grande de autoria, sempre pode criar seus próprios sites e projetos experimentais. A dificuldade é outra: boa parte das pessoas não sabe o que quer. Ou será que sabe? Leia mais »
Autor: Eduf - Categoria(s): comportamento, mão na massa Tags: gerenciamento, produtividade
A maior ferramenta de combate à procrastinação é justamente algo muito trivial: o prazo. Para muitos de nós, é tão comum enquadrarmos tarefas dentro de unidades de tempo que, sem um deadline para temer, simplesmente não conseguimos trabalhar. Blog diário, revista mensal, salário semanal, precisamos de uma referência, de um limite.
Ainda assim, a procrastinação surge como uma espécie de luta entre o tempo psicológico estabelecido pelos nossos desejos e o social, marcado pelo relógio. Muitos de nós evitamos ao máximo uma tarefa porque a consideramos chata, sem sentido ou no mínimo desconectada dos nossos interesses pessoais.
Assim, deixamos tudo para amanhã, nos entretendo com algo que cause alívio, mesmo que temporário. Ou no mínimo que tenha um efeito “sedativo”, que ajude a esquecer dos problemas. E, é claro, onde há sedativos, há gente querendo ganhar dinheiro.
DataPortability – Connect, Control, Share, Remix from Smashcut on Vimeo.
Hoje convivemos com aquela que provavelmente é a maior ferramenta de procrastinação da história da humanidade: a internet. Ela nos dá acesso imediato à já tradicionalmente poderosa indústria do entretenimento. E o melhor: a custo praticamente zero.
Mais ainda: a cada segundo somos chamados a compartilhar nossas experiências mais íntimas. O que pode ser muito sedutor. No meio do trabalho – muitas vezes considerado impessoal e limitador – , à distância de um clique, temos todo um universo no qual podemos expandir nossos egos, criando personagens, dando opiniões, recebendo feedbacks e formando comunidades.
É nesse ambiente que surgem os instant messengers, redes sociais (como o Orkut), YouTube, blogs, Twitter e muitas outras ferramentas. Tanto que hoje um dos itens mais valorizados na hora de vender publicidade on-line é o chamado time spent. Ou seja: quanto tempo as pessoas gastam num site. E, na web, não é fácil captar e manter a atenção. Segundo pesquisas realizadas nos EUA, o tempo médio que alguém leva para decidir ficar ou não num site é de apenas 4 segundos.
A quantidade de informação já é tão grande, são tantas contas, logins, senhas e endereços de acesso que hoje há quem procrastine até para acessar a internet. Por isso surgem projetos como o Open Social, do Google, Data Portability, Microformatos e os serviços de lifestream, como o Friend Feed, que tentam juntar todos esses dados espalhados pela rede. A idéia é simplificar, concentrar todas as suas atividades on-line em poucas ferramentas, que possam ser facilmente acessadas num só lugar. Diversão sem estresse.
Autor: Eduf - Categoria(s): gtd e produtividade Tags: procrastinação, produtividadeA revista Time publicou uma interessante entrevista com Daniel Kriple, co-diretor de pesquisa da Scripps Clinic Sleep Center, nos EUA. Segundo estudos que ele realizou por volta de 2002, dormir muito também pode causar mal à saúde. E você vai se espantar que esse “muito” é bem menos do que estamos acostumados a ouvir.
Estudos mostram que pessoas que dormem de 6 e meia a 7 horas e meia por noite vivem mais tempo. E pessoas que dormem 8 horas ou mais – ou menos que 6 e meia, não vivem tanto. Há tanto risco em dormir muito quanto em dormir pouco. A grande surpresa é que esse muito começa em 8 horas. Dormir 8 e meia pode ser um tanto pior do que dormir 5.
Kriple diz que, na sua pesquisa, era mais comum encontrar pessoas depressivas e obesas entre os grupos que dormiam mais de 8 horas. Assim, para ele, o tempo ideal de sono seria não mais do que 7.
Esse é um assunto bem controverso. Quase todos aceitamos que 8 horas é o período de sono adequado. Mas meus mais de 4 anos de convivência diária com mestres budistas me diz outra coisa. A maioria dos que conheço não dorme mais de 5 horas por noite. Nossa principal professora, há mais de 20 anos dorme por volta de 4. Eu também, que sou um mero estudante preguiçoso, não costumo dormir mais que 5.
Fico cansado? Sim. Mas geralmente só na quinta-feira. Não me pergunte porquê. Já fiz várias experiências e notei que o cansaço não parece ter nada a ver com falta de sono. Acredito que ele obedeça a certos ciclos emocionais / corporais. E a alguns truques das minhas características psicológicas.
Por exemplo: há certos períodos do mês nos quais fico mais indisposto e acho que tudo é mais difícil. É como se fosse uma TPM. Um simples pedido de trabalho pode interpretado quase como um insulto. Depois de um tempo, as coisas voltam ao normal.
O mais curioso é que me sinto muito mais cansado quando acho que deveria ter dormido mais. Quando me auto-sugestiono, tagarelando para mim mesmo: “essa noite só dormi 4 horas. Amanhã estarei podre”. Funciona, acordo mal mesmo. Cérebros.
Autor: Eduf - Categoria(s): comportamento, cérebro, gtd e produtividade Tags: produtividade, sonoFora do mundo das letras e das técnicas de controle, como firewalls e cartões de ponto, vários tipos de saídas “alternativas” vêm sendo testadas para combater a procrastinação. E aqui novamente podemos traçar uma linha com dois extremos.
De um lado os escritórios maternais como os do Google, nos quais há videogames, massagem, sala de jogos e um dia da semana livre para desenvolver projetos pessoais – tudo para que você fique feliz e produtivo dentro do espaço de trabalho. De outro, as empresas paternais, que deixam seus funcionários trabalharem em casa ou em qualquer outro lugar, com horários flexíveis. Nesse caso, a filosofia é: seja responsável por si mesmo, saia de casa, use o seu tempo como preferir. Mas não gaste os recursos da empresa para procrastinar.
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Douglas Adams, do Guia do Michileiro das Galáxias: um dos maiores procrastinadores da literatura.
Desde os anos 80, uma outra indústria explora o nicho da procrastinação: a da auto-ajuda. Um dos livros mais importantes nessa área chama-se The Now Habit (O Hábito do Agora, que as editoras brasileiras estão procrastinando para lançar em português). Nele, o pesquisador Neil Fiore propõe uma visão mais “positiva” para o problema.
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Segundo estudos desenvolvidos por psicólogos e neurologistas desde os anos 80, a procrastinação é bem diferente da preguiça. Imagine uma linha com dois extremos de produtividade. De um lado o acomodado personagem de Mário de Andrade, Macunaíma, e de outro o hiperativo Leonardo Da Vinci. Seria bem mais fácil encontrar procrastinadores no lado do renascentista. Aliás, ele próprio tinha um considerável portfólio de projetos deixados para depois e é reconhecido como um dos grandes enroladores da história.
Parece estranho que tenha ele tenha criado tantas coisas, em diversas áreas do conhecimento? Nem tanto. Pesquisadores indicam que muitos procrastinadores podem ser na verdade viciados na sensação de “prazo estourando”. Deixam tudo para a última hora porque gostam da adrenalina da urgência, da necessidade de terminar uma tarefa imediatamente, para não sofrer as conseqüências. Como Rocky Balboa, só funcionam no último round.
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A partir de hoje você vai ler uma série de posts sobre procrastinação. A idéia é entender como ela se tornou ao mesmo tempo um problema de saúde pública e um negócio que movimenta milhões de dólares.
O que pode haver em comum entre Marco Antônio enchendo a cara no Império Romano, dois monges budistas tagarelando e um analista de sistemas fuçando no YouTube durante o expediente? Todos estão enrolando, em vez de fazer o que deve ser feito. Afinal, se dizem que a prostituição é a profissão mais antiga da humanidade, a procrastinação é, provavelmente, uma das técnicas mais ancestrais de evitar o trabalho.
A palavra “procrastinação” vem do latim procrastinare, que é a união do prefixo pro (encaminhar) e castinus (amanhã). Ou seja: significa adiar. O Oxford Dictionary registra que ela teria sido publicada em inglês pela primeira vez por volta de 1548. O Brasil mal havia nascido e o termo já estava disseminado pelo mundo. Imagine a prática.
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População do país envelhecendo. Universidades fechando porque não há jovens em número suficiente para estudar. As menores taxas de tempo gasto com sexo no mundo. Esse é o Japão contemporâneo. Confira no documentário acima, publicado no Current, o canal de vídeos de Al Gore. É um bom exemplo do que pode acontecer num mundo que supervaloriza o trabalho e a produtividade.
(A maior parte do vídeo está em inglês).
Autor: Eduf - Categoria(s): comportamento, vídeo Tags: current tv, documentário, japão, produtividade, vídeo
Já perdi a conta de quantas vezes vi trabalhos incríveis e equipes criativas se dissolverem por conta de melindres.
Um exemplo que assisti há algum tempo: um amigo levou anos para criar um determinado programa de TV. Teve que desenvolver o formato do zero, sem equipamento ou dinheiro. Precisou convencer chefes e enfrentar inúmeros graus de ceticismo por parte dos seus parceiros.
Aos poucos, as condições apareceram e ele conseguiu mostrar o trabalho, que foi muito bem recebido. Assim, o que era marginal virou promissor – e surgiram vários donos para o projeto. O dinheiro milagrosamente apareceu, foram contratados profissionais caros e compradas câmeras antes inacessíveis. Por outro lado, a pessoa que criou o projeto foi ficando cada vez mais isolada, até que se decepcionou e “deixou-se demitir”.
Nesses momentos, é extremamente fácil querer dar o troco, sentir-se vítima ou procurar “justiça”. Mas eu passaria o dia todo colocando aspas nessa palavra. Na área de mídia, é comum encontrar pessoas com os objetivos mais nobres inconscientemente (ou não) puxando os tapetes de outras. De modo geral, todas acham que estão corretas, que fazem o melhor possível.
Por vezes não é útil e nem prático buscar algo tão vago quanto justiça. Nem mesmo há tempo para ressentimentos. É mais fácil dar um passo adiante e criar outras coisas. Como Steve Jobs, que, depois de ser demitido da Apple (que ele fundou), resolveu inventar a Pixar. E hoje sabemos onde está Jobs e com que poderes.
Você já sabe, mas não custa repetir: não há projeto coletivo sem algum grau de politicagem. Ser ingênuo em relação a isso só pode levar ao sofrimento.
Não podemos confiar, nem desconfiar das pessoas e situações. Precisamos lidar com o que aparecer, sem se aproximar demais, nem deixar de se comprometer. Criar uma certa alegria de sambar no meio fio, na ponta dos pés.
É claro que muitas pessoas só gostam de você enquanto tem alguma utilidade, quando sorri e concorda com os seus procedimentos. Provavelmente, também fazemos isso o tempo todo. É um velho hábito da espécie. Não pense que isso mudará de uma hora para a outra.
Pergunto-me o que seria “sucesso” no caso desse amigo. Ganhar dinheiro? Ele ganhou algum, mais do que precisava, até. Fazer portfólio? Fez. Conseguir melhores trabalhos? Conseguiu, dentro do que se pode esperar desse tipo de mercado no Brasil.
A questão então é ser reconhecido? Por quem? Por quais motivos? Por quanto tempo a satisfação duraria antes de virar tédio ou medo de perder espaço ou de decepcionar?
Nossas agendas pessoais são impermanentes, biodegradáveis. Mas a experiência que ganhamos durante o processo criativo do trabalho é algo que ninguém nos tira.
A política, o melindre, as expectativas e os medos estão ali, fazendo o papel deles: incomodar, desagregar. Vamos nos sentir injustiçados e teremos que fazer o que nos parecer melhor na ocasião. Gritar, aquiescer, seja lá o que for, não há uma saída segura. E nem precisamos que haja.
Enquanto precisarmos de manuais, seremos medrosos e fracos.
Assim, ao longo dos anos, venho achando mais inteligente não encarar todo projeto profissional como uma questão de vida e morte. Cedo ou tarde, ele vai se dissolver. Ou pode até virar um problema. Talvez eu esteja ficando velho, mas cada vez mais venho preferindo o caminho em vez do destino final.
Autor: Eduf - Categoria(s): comportamento Tags: comportameto, gerenciamento, produtividade
Há pessoas que odeiam rotinas. Outras se apegam a elas, tentando manter a vida dentro de padrões previsíveis de comportamento. Nenhuma das opções é capaz de nos livrar das emoções aflitivas.
Os que detestam repetições no cotidiano sofrem porque acham que precisam sempre criar “novidades” para manterem-se motivados. Assim, o tédio e a expectativa formam a rotina dos que odeiam as rotinas. Já os que se apegam a repetições, planejamentos, agendas e detestam mudanças sofrem porque a dinâmica da vida sempre quebra os padrões. O medo do imprevisível e a insegurança perturbam a rotina dos que amam rotinas.
Tudo isso para dizer que recentemente foi inaugurado um blog para contar como escritores, cientistas, filósofos e certas celebridades organizam seus dias. Chama-se (ahnn) Daily Routines e, por enquanto, já publicou flashes dos cotidianos de Franz Kafka, Saul Bellow e até George Bush. Os depoimentos variam da paranóia à procrastinação extrema. Mas o prêmio de funcionário do mês vai para Ernest Hemingway:
Quando estou trabalhando num livro ou história, escrevo todas as manhãs, depois do primeiro raio de luz possível. Não há ninguém para me atrapalhar e o clima é tão gelado que escrever ajuda a manter-se aquecido. (…) Você começa às 6h da manhã e continua até o sol se por. (…) Nada pode afetá-lo, nada pode acontecer, nada tem significado até o próximo dia, quando você faz tudo de novo. Esperar o outro dia é que é difícil de suportar.
É interessante notar quanta criatividade há nas rotinas. Ninguém se repete do mesmo jeito.
Autor: Eduf - Categoria(s): comportamento Tags: cotidiano, produtividade, rotinaContinuo a dividir minhas experiências sobre os últimos dias de preparação para a inauguração da Terra Pura de Padmasambava. As coisas ficam cada vez mais agitadas. E tudo muda o tempo todo – horários, disponibilidade da equipe, condições climáticas, entre outras coisas.
Em ambientes em ebulição como esse, fica ainda mais importante manter uma comunicação clara e aberta. Isso porque muitas vezes trabalhamos por motivos muito mais complexos do que ganhar dinheiro. Buscamos aceitação, reconhecimento, a adrenalina e o sentimento de estar (ou ser) “ocupado”, além da realização de desejos que muitas vezes nem sabemos claramente quais são. É muito fácil se melindrar.
Como há muita informação e tensão circulando, tendemos a fofocar mais. Seja reclamando, seja criticando os outros por meio do humor. Geralmente, baseados em visões parciais e desinformadas.
Assim, qualquer palavra ou tom de voz pode ser interpretado erroneamente, gerando estresse e irritação. Esses sentimentos precisam ser esclarecidos preferencialmente na hora, antes que atinja a equipe toda, em gradações e coloridos diferentes, causando um efeito dominó.
É muito importante criar um sentimento de time, preparado para lidar com falhas de comunicação. Gente que saiba tolerar quando formos rudes. Mas, principalmente, habituada a cortar o hábito da fofoca e o de divulgar informações incertas.
Uma diversão pseudo-inocente pode acabar com um projeto. É preciso manter atenção plena, tentando imaginar – sem paranóia, claro – qual será o impacto da sua fala. Ou da sua omissão. Ou da preguiça em explicar uma tarefa para todos os envolvidos.
Falhas de comunicação agem como vírus. E são divertidas. Há quem adore se agendar baseado em rumores – vide a imprensa de tecnologia. Mas toda equipe precisa ter alguém que pare e diga: estamos falando demais.
Autor: Eduf - Categoria(s): comportamento, gtd e produtividade, organização pessoal Tags: comunicação, produtividade
Aqui no Templo, estamos em plena reta final das construções. A inauguração é no dia 5/12, mas ainda há muito a fazer. Sinto-me num desses programas do estilo “Minha Casa, Sua Casa”. Num único dia, minhas atividades vão do reino digital ao mineral (carregar pedras) e vegetal (descarregar um caminhão de grama).
Nos EUA, há uma expressão muito popular para esses casos: “trabalhar como se seu cabelo estivesse pegando fogo”. A ideia é que a urgência, o perigo – físico ou psicológico – produzem foco, concentração. Eliminam todos os tipos de dispersões de energia. E também as procrastinações ativas, como o preciosismo, querer “mostrar serviço” aos colegas ou o tagarelismo mental.
Muitos de nós só conseguimos trabalhar em situações limite. Sem obstáculos, não agimos. Pelo contrário: a sensação de que há tempo e recursos é que produz estagnação. Incentiva inúmeras enrolações cotidianas que, vistas de longe, parecem trabalho duro.
Mas, nos momentos de urgência, também surge outra grande vampira de energia: a sensação de heroísmo, de que estamos fazendo demais, de que somos fundamentais, indispensáveis. Isso às vezes criar muito estresse e pode até nos impedir de descansar ou de dormir à noite. Ficamos constantemente alertas e preocupados.
Em paralelo, também surge a vontade de julgar o trabalho alheio: o outro não faz o suficiente. O outro não se compromete. O problema é que, de modo geral, esse julgamento está baseado não no nosso trabalho real (nem no dele). Pelo contrário, é fruto da imagem heróica que fazemos de nós mesmos e da trágica que fazemos da tarefa a ser concluída.
Se entramos nesse tipo de exercício mental, nós é que perdemos tempo e eficácia no trabalho.
Os momentos “cabelo em chamas” são estimulantes e nos deixam muito precisos. Mas eles criam vários subprodutos perigosos. Assim, não devem ser incentivados como se fossem uma espécie de salvação automática para equipes improdutivas.
O que precisamos, afinal, é do foco, da concentração, da capacidade de eliminar as frescuras, inutilidades e zonas de conforto para que algo seja concluído.
Autor: Eduf - Categoria(s): gtd e produtividade Tags: produtividadeMuito se fala sobre como gerenciar os e-mails que recebemos. Mas boa parte da confusão das caixas postais é consequência das mensagens que enviamos. Quando não temos cuidado e paciência para mandá-las, precisamos de muito mais esforço para respondê-las. O teste abaixo foi criado para ajudar a entender como funciona esse processo. Basta responder as questões com sim (que vale 10 pontos) ou não (que vale 0).
1. Você é claro e direto no campo assunto?
2. Você trata de um só assunto por e-mail?
3. Você escreve de um jeito que ajuda o interlocutor a responder clara e diretamente?
4. Suas mensagens têm menos de 400 caracteres?
5. Você usa parágrafos e pontuação?
6. Suas assinaturas são úteis?
7. Você usa telefone para conversas longas e polêmicas?
8. Você se lembra de que um dia pode precisar consultar e-mails antigos?
9. Você prefere usar e-mail em texto plano (em vez de HTML)?
10. Você relê o e-mail antes de enviá-lo?
Em ambientes coletivos de trabalho, é bem comum que colegas deleguem tarefas durante encontros informais nos corredores da empresa. Por exemplo, você acaba de sair do banheiro e, de repente, tem mais um projeto urgente para resolver.
Naquele momento, não há como consultar agendas, nem mesmo entender qual é o real tamanho da tarefa. Então, para não bancar o chato, você acaba por aceitar o pedido com um sorriso amarelo. Ou apenas concorda para se livrar da pessoa e fechar o ziper tranquilamente. Depois de um tempo, esquece da tarefa e acaba metido em problemas.
Pensando nesse tipo de situação, criei a FIPE (Ficha Para Pedidos Extemporâneos). Trata-se de um papel que tenta disciplinar, ou, na pior das hipóteses, inibir, acordos irresponsáveis ou mal feitos. Você pode baixar o arquivo PDF e imprimi-lo numa impressora comum.
1. Carregue algumas FIPEs sempre nos seus bolsos. Tenha uma caneta por perto também.
2. Quando tiver um pedido para fazer (ou para receber), saque a FIPE e preencha-a.
3. Entregue para a pessoa.
Simples, não?
Pouca gente vai se dar ao trabalho de usar. Mas pelo menos pode gerar algumas piadas que levem a atitudes mais produtivas.
Clique aqui e baixe a FIPE (Ficha Para Pedidos Extemporâneos).
Você acha que está metido num trabalho grande demais? Espere. O que você entende por “grande”? E por “trabalho”? E por “demais”? Ao analisar essas palavras minuciosamente, você verá que está preso a conceitos. Pense nisso todos os dias e eles irão se dissolver.
Dzongsar Khyentse Rinpoche, no Khadro Ling, RS.
Autor: Eduf - Categoria(s): gtd e produtividade Tags: produtividade
“Surtei”.
Ao investigar pesquisas sobre padrões de procrastinação, uma coisa fica bem clara: o principal problema das pessoas é começar tarefas. Esse é o momento em que se perde mais tempo. Por vezes o meliante tem um sistema, gosta do que faz, elimina boa parte das distrações externas, mas, na hora de começar fica empacado, patinando sem sair do lugar.
Os motivos dessa hesitação inicial variam ao infinito. Mas a maneira de combatê-la é quase sempre parecida: usamos algum tipo de gatilho, uma ação que nos impulsiona a agir imediatamente.
Para muitos, o gatilho é a reclamação do chefe ou algum fator autoritário externo (esposa, filhos, colegas de trabalho). Outros precisam de tecnologia, como despertadores, softwares e gadgets. Também há quem prefira saídas comportamentais: ouvir certo tipo de música, levantar-se rapidamente, dizer alguma frase, entre outras coisas.
De qualquer forma, o gatilho é sempre brusco e repentino. Ele parece cortar de uma só vez o padrão mental cíclico que leva à estagnação. Num momento de hesitação, saídas parciais, progressivas e lentas costumam não funcionar. É preciso ter energia, dizer um sonoro “chega” e passar de fase.
Mas não confunda energia com agressividade. A ruminação mental dos procrastinadores já é bastante violenta por si mesma: “não consigo, não sirvo, sou assim mesmo, estou preso, todo dia é a mesma coisa”.
Por um lado, esse fenômeno tem aspectos de auto tortura. Por outro, serve como um prazer masoquista. A hesitação mantém a mente ocupada em criar uma história, uma novela de si mesmo. Por incrível que pareça, isso parece mais divertido do que enfrentar logo a tarefa.
Esse é o velho prazer da argumentação, da criação de conceitos, de procurar saídas, de imaginar o que pode estar errado, porque sua vida não funciona. Ou seja: a criatividade. O mesmo tipo de prazer que um cientista pode ter ao fazer suas pesquisas. Se você usa essa energia de modo positivo, ela pode ser bastante útil. Sem controle, consome sua vida.
O pensamento cíclico cria uma espécie de bolha em volta de nós. Nos fecha para o mundo, nos impede de agir fora do campo de ação dela. Você precisa furá-la, com energia. Mas também habilidade, porque, provavelmente, ela não vai estourar de uma só vez. O importante é não dar espaço para mais ruminação.
Autor: Eduf - Categoria(s): comportamento, gtd e produtividade Tags: procrastinação, produtividade
Eduardo Fernandes é interaction designer, consultor e jornalista. Já desenvolveu projetos de internet para empresas como Trip, Nokia, Petrobras, Nintendo, Editora Abril, entre outras.