A IBM acaba de patentear uma estranha tecnologia. Funciona mais ou menos assim:

1. Você convida colegas de trabalho para um reunião das 10h às 12h.
2. Antes, “explica” para um aplicativo que tipo de assunto será tratado. Exemplo: planejamento financeiro.
3. Define quais programas e recursos do computador serão usados durante o período. Calculadoras, Excel, PowerPoint.
4. Também designa quais NÃO devem ser usados. Internet, e-mails, Tetris, Paciência etc.
3. Na hora marcada, o aplicativo bloqueia todos os recursos que não foram previamente liberados.

Aos poucos, o método está se popularizando em sites de tecnologia com o nome de “supressão de distrações” (leia o projeto inteiro, em inglês, aqui). Você usaria?

Tenho a impressão de que a maioria dos usuários de Windows usa o desktop como principal depósito de arquivos. Aos poucos, os ícones vão tomando conta de toda a tela – até aparecer um balão pedindo para que você se livre do que não usa. Estranho.

Enfim, a pessoa se organiza por meio de uma memória visual. Ela rejeita os meios tecnológicos de organização do Windows e cria seus próprios jeitos cerebrais.

Na verdade, muitos de nós não gostamos de classificar coisas. Não queremos nos adaptar aos critérios do computador e nos tornar espécies de bibliotecários. É o que os desenvolvedores do Gmail perceberam: deixe tudo no banco de dados. Quando quiser encontrar algo, vá até a caixa de busca.

No Mac é sempre possível usar o Spotlight, ferramenta de busca nativa do programa. No Windows, há o Google Desktop e o Copernic.

Mas se você não está disposto a mudar seus hábitos de entupir o desktop, o Fences pode ajudá-lo. Trata-se de um prático e rápido organizador de desktops. Ele engana o usuário bagunceiro. Cria janelas na área de trabalho, coisa que desde o Windows CroMagnum é possível fazer (afinal, é por isso o programa se chama Janelas, certo?). No caso do Fences, as janelas são transparentes, o que deixa a área de trabalho visível.

E qual é a vantagem disso, afinal? Você pode criar janelas com muita rapidez. Basta arrastar o mouse, selecionar os ícones desejados e criar um nome para enquadrá-los. O vídeo acima mostra como funciona. Basicamente, é um paliativo. Ainda é bibliotequismo. Mas organizar a área de trabalho ainda é mais uma questão de disciplina do que de interface gráfica, certo?

Acha pouco? Pois saiba que nem todo armazenador é necessariamente organizado. Há quem atrapalhe a vida de parentes e colegas de trabalho com níveis assustadores de bagunça. Por isso, os bagunceiros também têm suas instituições de recuperação nos EUA. Muitas delas tratam a baguncite como um tipo de transtorno obsessivo compulsivo.

E agora? Ficou na dúvida? Quer saber se sua desorganização é patológica ou apenas relaxo? Faça o teste do site Squalor Survivors. Também vale a pena ver as fotos das casas de pessoas realmente portadoras de problemas. São impressionantes.

Falta apenas levar os estudos dessa área para os ambientes digitais. Há quem guarde tanta bagunça no desktop do computador que precisaria de dois monitores de 24″ só para visualizar os documentos urgentes. Sem falar nas famigeradas caixas postais. Já trabalhei com pessoas tão desorganizadas que, pelo menos uma vez a cada dois meses, me encaminhavam por acidente algum e-mail confidencial do chefe ou de outros colegas. Imagine o problema que isso poderia causar se eu fosse um jornalista.

Ser controlado demais significa estar fora de controle. Se as regras que você impõe aos seus filhos são muito restritas, eles se rebelam. Um treinador de boxe ou karate geralmente ensina o lutador a fazer o oponente temer perder o controle. Esse medo causa tensão e reações exageradas. Se suas políticas são muito draconianas, você acaba por sufocar a criatividade, flexibilidade e momentum no seu ambiente. (…)

A chave aqui é manter a capacidade de se desenganchar das formas ou estruturas que guiam seus atos. Ou mudá-las, uma vez que já atingiram sua finalidade. Saber quando mudar de ponto de vista e quando sacrificar um sistema que começou a limitar sua expansão e expressão é um sinal de que você se tornou um mestre.

Trechos do novo livro de David Allen, Making it All Work, ainda não lançado no Brasil. O inventor do sistema de produtividade pessoal Get Things Done (conhecido como GTD), publicou alguns capítulos no site da BNET, que podem ser lidos gratuitamente.

Em ambientes em ebulição como esse, fica ainda mais importante manter uma comunicação clara e aberta. Isso porque muitas vezes trabalhamos por motivos muito mais complexos do que ganhar dinheiro. Buscamos aceitação, reconhecimento, a adrenalina e o sentimento de estar (ou ser) “ocupado”, além da realização de desejos que muitas vezes nem sabemos claramente quais são. É muito fácil se melindrar.

Falar sem saber

Como há muita informação e tensão circulando, tendemos a fofocar mais. Seja reclamando, seja criticando os outros por meio do humor. Geralmente, baseados em visões parciais e desinformadas.

Assim, qualquer palavra ou tom de voz pode ser interpretado erroneamente, gerando estresse e irritação. Esses sentimentos precisam ser esclarecidos preferencialmente na hora, antes que atinja a equipe toda, em gradações e coloridos diferentes, causando um efeito dominó.

É muito importante criar um sentimento de time, preparado para lidar com falhas de comunicação. Gente que saiba tolerar quando formos rudes. Mas, principalmente, habituada a cortar o hábito da fofoca e o de divulgar informações incertas.

Uma diversão pseudo-inocente pode acabar com um projeto. É preciso manter atenção plena, tentando imaginar – sem paranóia, claro – qual será o impacto da sua fala. Ou da sua omissão. Ou da preguiça em explicar uma tarefa para todos os envolvidos.

Falhas de comunicação agem como vírus. E são divertidas. Há quem adore se agendar baseado em rumores – vide a imprensa de tecnologia. Mas toda equipe precisa ter alguém que pare e diga: estamos falando demais.

Você sofre da síndrome de culpa do RSS? O fenômeno acontece quando cadastramos mais feeds do que podemos ler e desenvolvemos uma contínua sensação de que perdemos algo. Em vez de encararmos o RSS como uma tecnologia criada para facilitar nossa relação com grandes quantidades de informação, passamos a usá-la como mais uma fonte de estresse. O vídeo mostra um jeito de resolver isso: contextualizar seus feeds. Confira.

Citados no programa

∞ FeedDemon – cliente RSS de desktop para Windows.
∞ Netnewswire – cliente RSS de desktop para Macintosh.
∞ GoogleReader – cliente RSS on-line.
∞ Mark “Rizzn” Hopkins fala sobre organizar feeds de RSS.

1. Você é claro e direto no campo assunto?
2. Você trata de um só assunto por e-mail?
3. Você escreve de um jeito que ajuda o interlocutor a responder clara e diretamente?
4. Suas mensagens têm menos de 400 caracteres?
5. Você usa parágrafos e pontuação?
6. Suas assinaturas são úteis?
7. Você usa telefone para conversas longas e polêmicas?
8. Você se lembra de que um dia pode precisar consultar e-mails antigos?
9. Você prefere usar e-mail em texto plano (em vez de HTML)?
10. Você relê o e-mail antes de enviá-lo?

1. Você é claro e direto no campo assunto?

Em vez de “Assunto: Imposto de renda”, você escreve “[Imposto de renda] Já declarou o seu?”. Antes de ler o corpo do e-mail, a pessoa já sabe o que esperar dele.

2. Você trata de um só assunto por e-mail?

Quanto menos e-mails na caixa postal, melhor, certo? Errado. É muito mais difícil lidar com 10 mensagens confusas do que com 100 específicas, claras e rápidas para responder. Use o bom senso para decidir quando é melhor dividir o tema em partes.

3. Você escreve de um jeito que ajuda o interlocutor a responder?

Você sabe o que quer do interlocutor? Sabe perguntar? Ou apenas deixa baixar o santo e vomita frases que dão um enorme trabalho para ser compreendidas? Seja generoso e valorize o tempo e atenção dos outros.

4. Suas mensagens têm menos de 400 caracteres?

Mensagens enormes despertam preguiça e cansaço. Seja conciso. Uma boa dica é usar o Twitter. Ele nos acostuma a escrever em poucos caracteres.

5. Você usa parágrafos e pontuação?

Nem me refiro a purismos linguísticos. Somente a organização e clareza nas idéias. Dê espaços para o interlocutor respirar. A menos que você seja o Samuel Beckett.

6. Suas assinaturas são úteis?

Há pessoas que enviam informações – ou imagens – completamente desnecessárias nas assinaturas de e-mail. Em vez disso, você pode escrever quais são os melhores horários ou formas de encontrá-lo. Mas nada de preciosismos, como colocar o número de associado no Lions Club.

7. Você usa telefone para conversas longas e polêmicas?

Vai precisar de mais de dois e-mails para resolver o assunto? Use o telefone. A comunicação precisa ficar registrada? Você pode usar Skype, aplicativos de gravação de voz etc. De repente seu telefone já até está grampeado e você nem sabe (”quem ama grampeia”, dizem).

8. Você se lembra de que um dia pode precisar consultar e-mails antigos?

Releia o item 1. Note que há palavras-chave dentro dos colchetes. Se um dia você precisar voltar aos e-mails sobre imposto de renda, vai encontrá-los mais facilmente nos buscadores do cliente de e-mail ou do webmail.

9. Você prefere usar e-mail em texto plano (em vez de em HTML)?

Isso fecha a porta para boa parte dos vírus, as mensagens carregam mais rapidamente e evitam problemas de incompatibilidade de formatação entre diversos clientes.

10. Você relê o e-mail antes de enviá-lo?

Se você já enviou uma mensagem enquanto estava bêbado e se arrependeu, não precisa de maiores explicações.

Quantos pontos fez? Até 60? Está num bom caminho. Haverá mil virgens esperando-o no paraíso. Menos de 60? Talvez valha experimentar novos métodos.

Naquele momento, não há como consultar agendas, nem mesmo entender qual é o real tamanho da tarefa. Então, para não bancar o chato, você acaba por aceitar o pedido com um sorriso amarelo. Ou apenas concorda para se livrar da pessoa e fechar o ziper tranquilamente. Depois de um tempo, esquece da tarefa e acaba metido em problemas.

Pensando nesse tipo de situação, criei a FIPE (Ficha Para Pedidos Extemporâneos). Trata-se de um papel que tenta disciplinar, ou, na pior das hipóteses, inibir, acordos irresponsáveis ou mal feitos. Você pode baixar o arquivo PDF e imprimi-lo numa impressora comum.

Modo de usar

1. Carregue algumas FIPEs sempre nos seus bolsos. Tenha uma caneta por perto também.
2. Quando tiver um pedido para fazer (ou para receber), saque a FIPE e preencha-a.
3. Entregue para a pessoa.

Simples, não?

Pouca gente vai se dar ao trabalho de usar. Mas pelo menos pode gerar algumas piadas que levem a atitudes mais produtivas.

Clique aqui e baixe a FIPE (Ficha Para Pedidos Extemporâneos).

Já nos EUA, surgiu uma família de primos rústicos do Moleskine, os Field Notes. São blocos de bolso bem mais práticos e sem luxos, como encadernação em couro e elásticos. Foram criados para aguentar porrada e ainda assim despertar desejo.

As capas são em papel kraft, de alta gramatura e toque áspero. São vendidos em kits com 6 blocos, 6 canetas esferográficas personalizadas, 2 lápis e um calendário de 18 meses. Tudo isso por U$ 32. Se você é empresário e apaixonado por objetos de papelaria, ainda pode encomendar versões de Field Notes com o logo da sua companhia.

De qualquer forma, mesmo depois de tantos anos de pixels sobre tela, papéis ainda são um grande fetiche. Em especial para as mulheres, que vão se apaixonar por esta loja, em São Paulo. Haja reflorestamento.

Por mais que eu seja seletivo e assine poucos feeds de RSS, perco muito tempo processando informação repetida ou inútil. Assim, às vezes é importante parar para perguntar: afinal, quais fontes realmente atraem minha atenção?

O Google Reader tem uma função que ajuda a medir nossos hábitos de dragagem de RSS. Cria gráficos que mostram quanto tempo gastamos em determinados feeds, com qual frequência os visitamos, entre outras informações.

Se você pensa seriamente em entrar numa dieta de informação para direcionar seu tempo e energia para outras prioridades, as estatísticas do GReader são um ótimo começo. Baseado nos dados da sua conta, você pode cortar os feeds que quase nunca lê. Afinal, eles atrapalham, criando uma sensação de que há pouco tempo para dar conta de tanta informação.

Ao analisar os gráficos, você pode ficar surpreso ao notar o quão rapidamente mudamos de sites. Dragamos informação, escaneamos partes do texto e tomamos decisões muito rápidas (lincar, comentar, criticar, abandonar). Muitas vezes sem saber exatamente qual é o assunto do post.

Esse é um hábito perigoso. Nos acostuma a acreditar que lemos textos, quando apenas pulamos de título em título superficialmente. Aos poucos, ficamos ansiosos, impacientes e perdemos o hábito da leitura concentrada e sistemática.

A não ser que você seja um meme, é sempre bom filtrar suas fontes de informação periodicamente. Pelo menos para não se tornar uma vaca louca do processamento de títulos.