Como lidar com o excesso de pedidos de trabalho
Carregar um trem com os dentes? Para ontem? Pode deixar.
Hoje em dia é fácil ficar sobrecarregado com muitos pedidos de trabalho. Chefes, amigos e clientes aparecem ao mesmo tempo, de todos os cantos e todos com demandas urgentes. Geralmente, as pessoas acham que algo é prioritário apenas porque não sabem exatamente o que estão pedindo. Não definiram o trabalho, apenas têm uma vaga idéia de que tudo deve ser feito logo.
Para esses casos, criei um e-mail padrão, que deixo salvo no computador. Toda vez que chega um pedido de trabalho, copio e colo o seguinte:
Olá,
A vida é dura, então preciso priorizar meu tempo. Assim, você tem como responder as perguntas abaixo para que eu possa atendê-lo(a) melhor e num prazo adequado? Pode parecer chato, mas você verá que vai ajudá-lo(a) também.
1. Qual é o objetivo do trabalho?
2. Ele está atrelado a alguma data?
3. Conte rapidamente como será o trabalho quando ele estiver concluído.
4. Podemos criar fases de implementação?
5. Quem mais está no projeto?
Infelizmente, se você não responder a essas perguntas, não vou poder ajudá-lo.
Abs,
Eduf
Exemplo: “Preciso fazer um site urgentemente. Para o natal”. Vamos às respostas:
1. Objetivo simples e direto. Vender artigos de transporte natalício para profissionais e amadores.
2. Natal. Precisa estar no ar em 22/12.
(Se for preciso, convença o cliente a estabelecer uma data).
3. “O usuário vai acessar um site simples, com um nome claro, como natal.com. Layout limpo. Encontrará as melhores ofertas para pimpar seu trenó. Suplementos alimentares para renas, fantasias dry fit, sacos impermeáveis natalinos Targus, o melhor equipamento Kailash para escalar chaminés. Poderá pagar com cartão de crédito.”
(Nesse tipo de descrição humanizada do trabalho, você terá como elaborar a descrição técnica e já descobrir onde estarão as possíveis falhas de processo).
4. Fases: A) Pré-produção: definição do nome, compra do domínio. B) Criação e aprovação dos conceitos etc. Você pode agendar: fase 1, para 10/12. Fase 2: 16/12.
5. Se você não estiver sozinho no projeto, poderá delegar tarefas para funcionários com perfís mais adequados para elas. Exemplo: alguém pode comprar o domínio do site enquanto você faz o design. Quem vai fazer o que e quando?
Só essas 5 perguntas já facilitam a vida. E, enquanto o cliente está respondendo, você ganha algum tempo para respirar e concluir outra “urgência”.
Tem dicas melhores? Compartilhe com a gente.
Autor: Eduf - Categoria(s): Sem categoria Tags: