Caro Empreendedor,

A presença do anglicismo (http://pt.wikipedia.org/wiki/Anglicismo) na comunicação empresarial vem crescendo rapidamente no Brasil.  Há uns 10 anos, presidente era presidente, diretor era diretor, e por aí seguia. Agora, fala-se muito em:

• CEO (ou Chief Executive Officer) = Presidente
• CFO (ou Chief Financial Officer) = Diretor Financeiro
• COO (Chief Operations Officer) = Diretor de Operações
• CIO (Chief Information Officer) = Diretor de Tecnologia

E você, meu caro empresário de pequeno porte, é tudo isso numa pessoa só! E isso é uma pedreira para você, para mim ou para o lendário executivo Jack Welsh, da GE! Em geral, altos executivos de grandes corporações, acostumados a terem várias equipes (com gente muito senior) à sua volta, seriam o maior fracasso se tivessem  que fazer tudo que você faz…sozinho (ou quase). Por outro lado, geralmente, o empreendedor faz tudo sozinho e tem dificuldade para delegar tarefas mais complexas – e muito menos decisões – para os outros.

Notaram? São duas propostas de gestão opostas, antagônicas. Cada uma pretende adequar-se aos diferentes perfís de empresa. Em outras palavras: ninguém seria capaz de gerenciar uma empresa como a GE (presente em mais de 100 países e com 304 mil funcionários) sozinho. Da mesma forma, a sua empresa não teria como pagar salários e gratificações por performance (bônus”) para 3 ou 4 diretores e 30 altos gerentes como aqueles que trabalham em grandes corporações.

Então está tudo certo e é assim que deve funcionar o mundo dos negócios? Não, longe disso! A solução está no meio do caminho! Eu não entrarei no mérito do funcionamento (certo ou errado) das grandes empresas, mas darei sugestões sobre como a sua empresa pode melhorar:

• Empresas grandes tem Estrutura Organizacional (i.e. Organograma, Departamentos), Reuniões Semanais/Mensais/Semestrais para discutir resultados, problemas, projetos, etc. A sua empresa, seja lá de que tamanho for, deve fazer a mesma coisa.

• Mesmo que você seja responsável por todas as “caixinhas” do Organograma, é importante você enxergar claramente quais são os seus papéis e se organizar.
• Fixe horários na sua agenda semanal para resolver questões específicas de cada área que você dirige. E se tiver outros profissionais envolvidos nestas áreas, chame-os para a reunião.

Exemplos do que fazer nas suas reuniões internas:

• Reunião Administração & Finanças: avalie as suas dívidas, os bancos com quem trabalha, capital de giro, fluxo de caixa (pagamentos, recebimentos, investimentos), seguros, questões administrativas gerais, contabilidade, etc.
• Reunião Comercial: planejar ações comerciais com novos clientes, avaliar projetos em andamento, revisar produção por vendedor/por unidade/por produto, etc.
• Reunião de Operações: analisar e decidir sobre manutenção, novas obras, aquisição de máquinas e equipamentos, novas unidades, etc. Avaliar novos processos (de produção, estoques, distribuição ou de vendas, se for um comércio).
• Reunião de RH: traçar metas para os seus funcionários, avaliação de performance, tratar de assuntos gerais de pessoal (discplina, horários de trabalho, turnos, prestadores de serviços como folha de pagamento e bancos, etc.), terceirização e terceirizados, política de treinamento, promoções, etc.
• Reunião de TI: análise de projetos de novos sistemas e da performance dos atuais, assim como sobre os atuais parceiros de TI da empresa.
• Reunião Marketing: discutir estratégia de mercado, eventuais propaganda e promoções, ações de mídia (assessoria de imprensa), material de divulgação (folders, etc.). A lista é longa…
• Reunião do Jurídico: discuta questões societárias, procurações, ações (contra você ou suas contra outros), etc.

Este organograma, estes departamentos e suas reuniões são, claramente, um exagero para uma pequena ou micro empresa, mas o post procura deixar…claro…que você precisa organizar seus horários e prioridades igualzinho às empresas grandes.

Abraços + sucesso!

Fernando